Refacturation de frais et TVA : Comment ça marche ?

Qu’est-ce qu’une refacturation de frais ?

Vous pouvez parfois être amené à engager des dépenses nécessaires à l’accomplissement d’une de vos missions professionnelles.

👉 Le fournisseur émet une facture au nom de votre entreprise, puis vous pouvez décider de faire supporter les charges correspondantes à votre client. On parle alors de refacturation de frais. En pratique, vous lui adressez une facture, par laquelle vous sollicitez le remboursement des dépenses effectuées.

💡 Elles peuvent être de natures diverses : frais de déplacement, note de restaurant, etc.

Comment traiter une refacturation de frais avec TVA ?

Lorsque vous souhaitez faire supporter des frais à un de vos clients, deux questions successives se posent :

1. Faut-il reprendre le montant HT ou TTC inscrit sur la facture initiale ?

2. Faut-il appliquer la TVA sur la refacturation de frais ?

Faut-il refacturer le montant HT ou TTC ?

Vous devez commencer par identifier si vous devez refacturer le montant HT ou TTC de votre dépense. La réponse à cette question dépend de la déductibilité de la charge correspondante.

Refacturation de frais et TVA : cas d’une dépense déductible

Lorsque vous avez pu déduire la TVA sur la dépense initiale, vous devez refacturer son montant hors taxe (HT). Vous pouvez récupérer la taxe réglée au fournisseur sur votre déclaration de TVA, selon la procédure habituelle.

Refacturation de frais et TVA : cas d’une dépense non déductible

Si la dépense n’est pas déductible, vous ne pouvez pas récupérer la TVA correspondante. Elle constitue donc une charge pour votre entreprise. Dans ce cas, vous devez intégrer son montant toutes taxes comprises (TTC) sur votre facture de frais.

Quelles sont les dépenses déductibles en matière de TVA ?

La TVA qui porte sur les dépenses suivantes n’est pas déductible :

• Les frais relatifs au transport de personnes : déplacements en train, en avion, en taxi, etc.

• Les frais d’hébergement, tels que les nuitées d’hôtel.

➡️ Vous devez refacturer le montant TTC de ces charges à vos clients.

En revanche, la TVA sur la restauration peut bien être récupérée.

➡️ Si vous êtes assujetti à la TVA, vous devez donc refacturer le prix HT de vos dépenses de repas.

Faut-il appliquer la TVA sur un remboursement de frais ?

Vous devez inclure la TVA sur vos refacturations de frais, dès lors que vous êtes assujetti à cette taxe. Vous devez utiliser le taux applicable à la prestation principale, que ces dépenses ont permis de réaliser. En effet, elles sont considérées fiscalement comme des compléments de prix.

👉 Ainsi, si vous fournissez des services qui relèvent du taux normal de 20 %, vous devez appliquer ce même pourcentage sur vos refacturations de frais, quelle que soit leur nature.

Exemple de refacturation de frais de déplacement avec TVA

Pour comprendre le mécanisme de la refacturation de frais avec TVA, rien ne vaut un exemple !

Imaginons que vous êtes consultant en recrutement à Paris. Vous intervenez chez un de vos clients à La Rochelle pour superviser des entretiens d’embauche.

Vous avez réglé les dépenses suivantes, à l’occasion de votre déplacement professionnel :

• Un billet de train pour 200 € TTC. 🚂

• Un séjour à l’hôtel pour 500 € TTC, qui inclut 400 € relatifs à l’hébergement et 100 € correspondant aux repas consommés dans l’établissement.

Comme convenu au préalable avec votre client, vous décidez de lui faire supporter ces frais.

Les sommes à lui facturer sont alors les suivantes :

• Pour le billet de train : 200 € (TVA non déductible ➡️ refacturation du montant TTC) ;

• Pour le séjour à l’hôtel : 400 € (le traitement est le même) ;

• Pour les repas pris au restaurant de l’hôtel : 90,91 € (TVA déductible ➡️ refacturation du montant HT).

Calcul du prix hors taxe des frais de repas = 100 / 1,10 = 90,91 €

Sur votre facture, le montant HT des frais s’élève donc à 690,91 € (200 + 400 + 90,91). Vous devez ensuite lui imputer le taux de TVA applicable à vos prestations de consulting, soit 20 %.

Montant des refacturations de frais TTC = 690,91 x 1,20 % = 829,02 €

Comment comptabiliser une refacturation de frais avec TVA ?

Vous avez préalablement enregistré vos dépenses dans les comptes de charges appropriés, comme dans le cas d’un achat classique.

👉 Après l’établissement de votre refacturation de frais avec TVA, vous passez l’écriture suivante :

• Débitez le compte 411 — Clients, pour le montant TTC ;

• Créditez le compte 708 — Produits des activités annexes, pour le prix HT ;

• Créditez le compte 44571 — TVA collectée, pour la TVA portant sur votre refacturation.

Faut-il appliquer la TVA sur les frais de débours ?

Les frais de débours sont des dépenses que vous engagez au nom et pour le compte d’un client, qui a préalablement donné son accord écrit pour leur prise en charge.

Vous devez donc les différencier d’une refacturation classique, qui résulte d’un achat réalisé au nom de votre entreprise.

💡 Dans le cadre de débours, vous agissez simplement comme un intermédiaire. Leur refacturation n’est donc pas soumise à TVA.

Le montant à facturer à votre client équivaut à la somme que vous avez avancée. Autrement dit, il est égal au prix TTC de la prestation, auquel vous n’appliquez pas de TVA.

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